Skrivprocessen - vad ska man tänka på?

Hur man skriver texter för arbetslivet är något som såväl vi lärare som våra gymnasieungdomar har nytta av att kunna. För att bli bättre på detta har jag valt att gå distanskursen Praktiskt skrivande i arbetslivet (7,5 p) vid Karlstad universitet. Zara Hedelin undervisar och är ansvarig för kursen så hennes namn kommer ni att få se en hel del gånger och jag tänkte använda min blogg för att spara och sprida sånt jag tycker är intressant och viktigt.

Första webbföreläsningen var mycket övergripande och handlade om vad man ska tänka på innan man sätter sig för att skriva och vad man ska tänka på under själva skrivprocessen. Dessa saker tog jag särskilt fasta på:

Förberedelserna

Börja med att fråga dig vem eller vilka du vänder dig till. Fråga dig också vad du har för syfte med det du ska skriva. Vill du kanske informera, roa eller påverka? Sätt dig in i vad du behöver förklara och bestäm dig för vilken genre du skriver så att du kan följa genreförväntningarna.
Zara Hedelin jämför textgenrer med musikgenrer och jag tycker att den jämförelsen var bra. Vi känner direkt igen en musikstil som till exempel hårdrock eller disko. På samma sätt ser vi direkt skillnaden på lagtexter och brev och om man går in på detaljer så ser vi lätt skillnad på myndighetsbrev och privata brev.

Skrivandet

Hedelin rekommenderar oss att börja med att göra upp en innehållskarta eller så kallad tankekarta/mindmap. Fördelen med dessa är att de är så bra att använda när man försöker kläcka idéer. Det är lätt att lägga till nya punkter och få överblick.

Jag använder mig också nästan alltid av tankekartor, när jag planerar en text. När jag är klar med idékläckandet brukar jag försöka se samband mellan mina olika punkter. Jag försöker skapa en struktur. Kanske hör några av dem ihop, kanske är någon av dem egentligen underordnad en andra. Jag brukar också sätta siffror på de olika punkterna för att det ska bli tydligt hur många aspekter jag tänker ta upp (jag försöker att inte ha med för många) och i vilken ordning som passar bäst.
Nu är det dags att skriva. Hedelin jämför skrivandet med idrottandet. Man måste träna för att bli bra och för att bli bättre, och man har nytta av bra hjälpmedel. I sporten behöver man till exempel bra träningskläder och skor och i vårt fall bland annat ordböcker och skrivregelsamlingar.

När man skriver texter i arbetslivet är det grundläggande att tänka på ...

• att vara lagom personlig, 
• använda sig av rubriker om texten är lite längre (ca 2 sidor eller längre), 
• använda personliga pronomen som "han", "hon", "du" och "jag" istället för "uppdragsgivaren", namnet på mottagen eller det opersonliga pronominet "man", 
• skriva aktiva satser istället för passiva eller med andra ord "Städerskan kommer att putsa fönsterna nästa vecka" istället för "Fönsterna kommer att putsas av städerskan",
• vara tydlig med vem som ska göra vad, är det avsändaren eller mottagaren som har ansvar för att det som man skriver om verkligen leder till något?

Zara Hedelin tipsade också om en webbplats som man kan utnyttja om man skriver för personer som inte kan svenska så bra eller som har olika typer av lässvårigheter. Webbplatsen är skapad av Centrum för lättläst och hu hittar den här:  http://www.lattlast.se/om-oss/lattlast---vad-ar-det

Bearbetningen

När texten är färdig så får man läsa den flera gånger och helst även be en kollega eller vän att läsa och ge respons på den. Det är nämligen lätt att man blir lite "blind" för sin egen text: man läser det man vill att det ska stå.

Ställ dig följande frågor kring texten:

• Finns det några korrekturfel?
• Finns det några konstigheter eller otydligheter? Är texten oklar på något vis/ kan den väcka några frågor hos mottagen?
• Är texten kort och koncis? Behövs all information? Tänk utifrån mottagarens förkunskaper och behov! Tänk på att du oftast ska gå rakt på sak och inte omständligt beskriva hela processen, alltså inte i stil med "Först prövade vi att ... , men sedan gick vi över till att ... Till slut kom vi fram till att ..." Skriv istället direkt "Våra undersökningar har visat att det är viktigt att ..."
• Finns det några luckor? Behöver man förtydliga något? Skulle till exempel även din mormor förstå bruksanvisningen?
• Finns det en tydlig struktur som gör det lätt att hitta rätt information i texten? Börja gärna varje avsnitt med att sammanfatta det viktigaste i texten, på samma sätt som man i tidningsartiklar använder sig av ingresser.

Och försök sätta dig in i mottagens förkunskaper, fördomar, intressen och behov:

• Hur insatta i ämnet är mottagarna?
• Är de vana läsare?
• Är de vana vid myndighetsspråk?
• Är de intresserade? Om de inte förväntas vara särskilt intresserade, måste man lägga särskild vikt vid att presentera innehållet på ett intresseväckande sätt.
• Är budskapet som du ska föra fram välkommet eller ovälkommet?
• Vilken generation tillhör mottagaren? Vilket/vilka yrken har han eller hon?
• Hur är texten tänkt att läsas? Räcker det att man ögnar igenom den eller måste den läsas ingående?
• Vilken inställning har mottagaren till det företag eller den myndighet som du representerar? Kanske måste du vara särskilt noga med att ha en ödmjuk ton?

Zara Hedelin ger tipset att man ska försöka fantisera kring hur mottagaren skulle ta emot budskapet när det skrevs på ett visst sätt och försöka anpassa sig efter detta.