Datainspektionen godkänner avtalet mellan utbildningsnämnden i Simrishamns kommun och Google
Datainspektionen har godkänt avtalet mellan Barn- och utbildningsnämnden i Simrishamns kommun och Google gällande användandet av molntjänsten Google Apps for Education (GAFE) i skolorna.
Tidigare underkände Datainspektionen (DI) i ett utlåtande från den 18 juli 2014 (dnr 988-2014) det dåvarande avtalet och pekade på två brister: – dels menade man att det saknades tydliga uppgifter om för vilka ändamål Google får behandla personuppgifterna, – dels menade man att det saknades tydliga uppgifter om när personuppgifterna raderas vid ett eventuellt upphörande av avtalet mellan nämnden och Google.
I det nya utlåtandet från den 16 mars 2015 (dnr 2633-2014) konstaterar Datainspektionen att de två bristerna är åtgärdade i det nya avtalet mellan nämnden och Google: ”Nämnden [Simrishamns kommuns barn- och utbildningsnämnd] har tecknat ett nytt personuppgiftsavtal med biträdet [Google]. Avtalet benämns ‘Amendment to Google Apps Agreement’ /…/ Datainspektionen har inga synpunkter på nämndens instruktioner till personuppgiftsbiträdet avseende ändamålen med behandlingen.” Vidare konstaterar DI: ”Under förutsättning att nämnden raderar samtliga personuppgifter i tjänsten Google Apps For Education vid avtalets upphörande har Datainspektionen inga synpunkter på nämndens instruktioner till personuppgiftsbiträdet avseende lagring och radering av personuppgifterna”.
Därmed kan vi konstatera att Datainspektionen i sin tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) i sin helhet godkänt avtalet mellan Simrishamns kommuns utbildningsnämnd och Google. Vid sidan av själva avtalet med Google har Datainspektion också granskat om nämnden på ett adekvat sätt informerar de registrerade, d.v.s. användarna av GAFE, om vilka regler och rättigheter som gäller enligt personuppgiftslagen. Man konstaterar att: ”Datainspektionen ser positivt på att nämnden tagit fram information till de registrerade i ett lättillgängligt och överskådligt format.” Men konstaterar samtidigt att materialet behöver ”kompletteras med en uttrycklig uppgift om den personuppgiftsansvariges identitet samt om den registrerades rätt att ansöka om information, s.k. registerutdrag, och få rättelse.”
Det är med andra ord två detaljer som måste framgå tydligare i nämndens informationsmaterial till användarna: – dels vem som är personuppgiftsansvarig (vilket alltså nämnden är), – dels om den registrerades rätt att ansöka om ett registerutdrag (vilket görs till förvaltningen). Dessa två detaljer är nu åtgärdade i nämndens informationsmaterial till elever, lärare och föräldrar.
Vi kan därmed med glädje och tillfredställelse konstatera att Simrishamns kommun nu kan fortsätta det framgångsrika användandet av GAFE som plattform i arbetet med digitalt pedagogiskt innehåll i skolorna.
Vi vill också dela med oss av vårt material för att underlätta och hjälpa till med införandet och användandet av GAFE på andra skolor i landet. Under länkarna nedan finns avtalet med Google, Datainspektionens utlåtande, informationsmaterialet till elever och föräldrar, informationsmaterialet till lärare och övrig personal samt risk- och konsekvensanalysen.
Bo Kristoffersson Förvaltningschef
Lotta Persson Utvecklingsledare
Bo Erixon IT-utvecklare
Avtal mellan Simrishamn och Google
Information till elever och föräldrar om GAFE och PUL
Information till personal om GAFE ochPUL
Inlägg
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar